Vad kännetecknar tröga organisationer? Finns det något hopp för dem? Det känns ibland ”som att simma i sirap”
Ett tecken att hålla utkik efter för att se när verksamheter har blivit institutionaliserade, tröga och rädda för förändring, är att se i vilken grad de motsätter sig eller inte förmår att anamma tekniska och organisatoriska förändringar som skulle kunna förbättra verksamheten. De senaste decenniet har sett ett antal innovationer slå rot i samhällets mylla, för att växa till och bli helt centrala för delar eller hela samhällets ekosystem. De har kommit att påverka mer eller mindre allt vi företar oss. Men några sorters institutioner är enastående väl skickade att motstå förändring och hos dem lyser dessa innovationer med sin frånvaro. Kanske är det i vissa lägen bra med institutioner som ändras långsamt eller inte alls, men ofta får det konsekvensen att institutionen över tid kommer att minska i relevans och gradvis sakna mening i sin samtid.
Bland de institutioner jag tänker på här återfinns exempelvis tydliga sådana här fall i skolan, sjukvården, många av våra allra största företag, fackförbund, organiserade folkrörelser, banker och offentlig förvaltning. Det handlar om verksamheter där institutionen tenderar att vara mera upptagen vid att organisera och förvalta sig själv och det som har varit, och att se till institutionens egenintresse, än att se på hur verksamheten kan komma till nytta för dess användare, kunder, brukare eller medborgare. Det handlar om organisationer vars historia har iklätt dem perspektiv, idéer och försanthållanden, som inte längre förmår svara för de frågor som är aktuella idag och imorgon.
Låt mig illustrera med några exempel.
Datorn i fickan
Sedan Apple introducerade iPhone och framförallt Apps Store, och Google följde efter genom uppköpet av Android, har en enorm förskjutning skett i den digitala världen. Fram till mitten på förra decenniet var PCn navet i våra personliga digitala ekosystem. Det var ifrån vår jobbdator, eller hem-PC, subventionerad i början på 2000-talet för att stimulera digitaliseringen, som vår interaktion med internet ägde rum. Att vara på internet var i allt väsentligt en stationär grej. Vid en stol, framför ett skrivbord. Och så kom det sig också att alla affärsmodeller där internet var centralt, utgick ifrån det konceptet. Spola bandet 10 år och allt är annorlunda. För i princip alla är nu mobiltelefonen epicentrum av våra digitala liv. Det är ifrån fickan den absoluta merparten av vår interaktion över internet äger rum. Många av de företag som vuxit sig stora de sista tio åren har gjort det i kölvattnet av den mobila utvecklingen. För nästa miljard användare av internet är det en mobiltelefon som är det gränssnittet från vilket de upplever våra gemensamma digitala världar.
Men för de institutionaliserade organisationerna har denna förändring inte skett. Tvärtom betraktar man det som ett stort bekymmer och en utmaning att hantera. I skolan har vi diskussioner om mobilen som distraktion, appar som Periscope och Jodel som utmanar med nya interaktionssätt och nätkulturer. Bankerna i Sverige var senare med att hantera betalningar via mobiltelefon än länder som Kenya och Tanzania. M Pesa slog igenom 2007. Swish uppfanns 2013. Många av våra stora företag och sjukvården är djupt investerade i olika former av tekniska system i vilket man har tur om det alls finns möjlighet att interagera över sin mobiltelefon.
Personcentrerad design
Ända sedan litteratur som Normans numera centrala verk Design of Everyday Things och framväxten av interaktionsdesign som ämne, har ett kunskapsfält och även en yrkeskår vuxit fram som sätter fokus på interaktionen mellan människa och gränssnitt – analogt som digitalt. Insikter om hur man förstår och analyserar användares behov och sätt att använda teknologi har varit centrala för framväxten av den sorts teknologi vi idag omgärdar oss av. Teknologi som inte är designad av en ingenjör för en annan ingenjör, utan teknologi varsamt designad i samspel med användare för att bli så meningsfull och användarvänlig som möjlig. För att alls skapa en tjänst för konsumenter på webben eller som app idag, är god design central för att tjänsten överhuvudtaget ska få användare. En dåligt designad upplevelse återvänder man inte till, om man inte måste. Skälet till att våra tvååringar kan spela spel på en iPad är inte för att de hux flux blivit så himla begåvade på kort tid, och fått så mycket digital kompetens. Det är för att iPaden helt enkelt är så väldesignad som konsumentprodukt att till och med en tvååring klarar av att använda den.
Det är ungefär en miljon gånger bättre design än vad som står att finna hos de tröga institutionerna. Jag vet inte hur många riktigt uruselt designade system som florerar bland dessa organisationer. Vi som jobbar eller har jobbat i dem vet väl vilka system det är. För egen del får jag ångest bara av att tänka på lönerapporteringssystemet jag tvingas använda. Jag lider med alla de jag träffat i såväl företag som offentlig sektor som sitter fast i system som genererar allmän ångest och lidande, och som inte ser någon väg ut ur dem. Vill man nörda loss i detta området kan jag inte nog rekommendera Jonas Söderströms bok Jävla Skitsystem, som verkligen sätter fingret på frågan.
Nätverk
Urbaniseringen och därefter informationssamhället och internet har fört oss samman i allt större och finmaskigare nätverk. Från den tid för några hundra år sedan då vi umgicks i mindre, glesbygdsbaserade samhällen, till där vi idag interagerar i nätverk över hela världen med teknologier som för bara några decennier sedan var science fiction, har det inte gått så lång tid. Våra tidigare organiserade folkrörelser och det arbetsliv som formats under industrialismens tidevarv har svårt att förstå och hantera det nya. Det nätverksorienterade arbetsliv som växer fram, och likaså de nätverksbaserade folkrörelser som ser dagens ljus, har organisatoriskt anammat andra ideal och koncept än tidigare organisationer, sprungna ur industrialismens hierarkiska organisationsideal. Det finns mycket som skiljer dessa olika sätt att organisera verksamhet på. Den organisationsmodell som bygger på det industriella, som kan ses som hierarkiskt, kontrollfokuserat, expertorienterat, centraliserat och fast. Och så de interaktionsorienterade organisationerna, som kan ses som nätverkande, decentraliserade, kollaborativa och flytande.
Några platser där detta syns extra tydligt är till exempel inom området informellt lärande. En institution sprungen ur industrialismens tidevarv är vår folkbildning, med folkhögskolor och studieförbund. Dessa verksamheter är i grunden designade utifrån föreställningen att geografi och plats är av central vikt för att bedriva verksamhet. Och så var också fallet under den industriella epoken. Men idag ligger denna organisatoriska struktur som en stor barlast för verksamheten. Lagstiftning, organisering och kultur inom folkbildningen är än idag byggd på idén om geografi, trots att den verksamhet de bedriver idag på område efter område saknar större geografisk betydelse. Ville jag lära mig att spela piano för trettio år sedan behövde jag hitta en pianolärare, eller studiecirkel, nära mig. Idag erbjuds den online. Och även om individerna i folkbildningens organisationer mycket väl förstår detta, är deras organisationer inte designade att lösa det uppdrag de har för den tid vi idag lever i. De är fast i sin hierarkiska, traditionella, organisationskultur. Och samtidigt har Youtube, Instructables, Skillshare med flera kommit att ersätta dem på flera områden.
Ett annat exempel på hur nätverksorganiserat arbete ersätter traditionella hierarkiska modeller är tjänster och communities som Github och Stack Overflow, tjänster som för programmerare och utvecklare kommit att bli centrala för att kunna genomföra deras arbete på många sätt. Med tjänster som dessa bildas ett globalt, kollaborativt nätverk av personer som delar och utbyter kunskap inom sina områden och utvecklar varandra, tillsammans, utanför, genom och trots de hierarkiska organisationsstrukturer de ofta jobbar och är verksamma i. Dessa platser har kommit att bli så viktiga att de också utgör centrala verktyg för rekrytering. En utvecklare med fin renommé i nätverken och erkänt gott arbete, som syns och bekräftas i nätverket, är givetvis en riktig tillgång.
Vägen framåt
Finns det något väg framåt för dessa institutioner, eller är de dömda av tidens tand? Kan man simma i sirap? Jag tror att de institutioner med en historia och bas i industrisamhället som kommer att överleva är de som förstår och tagit till sig av en av Darwins centrala tankar;
”Det är inte de starkaste som överlever, inte heller de mest intelligenta, utan de som har störst förmåga att förändras”
Organisationer som tillåter sig att utforska och utsätta sig själva för förändring kan absolut ta ett steg till på vägen. Men för att göra det förutsätts såväl ett ledarskap, en stark vilja och insikten att det kommer att ta tid. Att vägen fram är komplex och full av prövningar. Det finns exempel på traditionellt trögförändrade organisationer som lyckas resa sig ur sin situation. Ett exempel är Storbritanniens regeringskansli som tagit ett litet steg på vägen genom att införa en enhet, Behavioural Insights Team, vars uppgift är att utifrån ett experimentellt och empiriskt förhållningssätt utveckla och testa möjliga förbättringsåtgärder i offentlig förvaltning. Något sådant hade varit på sin plats också i Sverige. Ett annat exempel är från skolans värld, där många lärare inser att de hierarkiska och tröga organisationer de befinner sig i inte förmår bidra till lärarnas kompetensutveckling, utan formerar sig själva i självorganiserande, kollaborativa nätverk, som genom exempelvis #skolchatt på Twitter eller någon av de hundratals Facebookgrupper för lärares professionsutveckling som finns runt om i landet. Där de gemensamma krafterna inom skolans organisationer, trots sina förutsättningar, tar ansvar för sin egen utveckling och på så vis bidrar till organisationens utveckling. Det finns givetvis många fler exempel, men jag hade önskat så att de var regeln, snarare än undantagen.
När utvecklingen i samhället fortskrider i ett sådant tempo som det gör idag, och med den mängd innovation som görs genom forskning och utveckling, är det inte annat än angeläget att våra institutioner rustas i en högre hastighet för att möta samtiden och framtiden på bästa möjliga sätt. Det är en av de centrala förutsättningarna för att forma och skapa ett socialt, ekologiskt och ekonomiskt hållbart samhälle.