Har du, precis som jag, kommit att upptäcka allt fler exempel på lite udda grammatik i texter på jobbet eller från vänner och bekanta? Det kan handla om mejl, brev, rapporter, analyser, pressmeddelanden. Tja, det mesta i textformat egentligen. Kanske har du sett rubriker där varje ord har stor bokstav, eller meningar som börjar med “detta” och inte “det”. Eller så är texterna sammansatta av identiskt långa stycken, med lika många meningar. Kanske finns där punktlistor och formatering som ser särdeles formell ut. Det sista avslutande stycket, inleds i regel med ett ord i stil med “Sammanfattningsvis”. Läser du en sådan text är det rätt så troligt att avsändaren har använt sig av någon slags generativ AI tjänst för att skriva eller bearbeta texten. Det kan vara chatGPT, Google Gemini, Microsoft Copilot eller någon annan tjänst. De har lite olika stil, de där modellerna. Men stil har de. Den går inte alltid att känna igen, och en tränad användare har korn på detta och kan arbeta med AI på ett sätt som gör att det inte syns. För även om det går att misstänka att en text har skrivits med hjälp av AI, är det ofta svårt att bevisa det. Om jag använt AI för att skapa denna text? Ja, till delar. Framförallt för att översätta vissa citat från akademiska källor, samt för att hitta synonymer på ord. Det finns många möjligheter med AI-stöd i textskrivande, men även många fallgropar.
Användningen av AI-genererad text i arbetslivet har ökat avsevärt sedan det att chatGPT kom att bli allmänt tillgänglig. Nu finns generativ AI i allt fler digitala tjänster och det kan bli så att man skapar sådan text knappt utan att själv vara helt medveten om det. Generativ AI kan användas för många fantastiska saker i arbetslivet. Det går att få hjälp med allt från sammanfattningar till analyser, formatförändringar, dataanalys och mycket mera. Det finns många situationer där användningen av generativa språkmodeller gör nytta.
Men samtidigt finns där baksidor. En sådan, som låter sig synas i den där hastigt skapade texten, är bekvämlighet. Den associationen hämtar jag från Andreas Ekströms tänkvärda bok “Bekvämlighetens tyranni” från 2021. Den skrevs före vi kom att översköljas av samtal om AI, men är kusligt träffsäker också för att beskriva vår tids teknikutveckling. I boken beskriver han ett fenomen i vårt digitaliserade samhälle, där den ökande strävan efter bekvämlighet inte bara förenklar våra liv, utan formar dem. Han beskriver hur användningen av våra digitala teknologier och automatiserade system gör vardagen enklare och snabbare, men också samtidigt utsätter oss för risker. En sådan risk som Ekström pekar på är att vi av bekvämlighet riskerar att förlora kontrollen över vår egen autonomi och integritet. Han belyser hur vi, i jakten på omedelbar behovstillfredsställelse, ofta omedvetet överlåter makt till algoritmer och företag som samlar in och analyserar våra personliga data. Detta leder till en paradox där den bekvämlighet som till synes förenklar vår tillvaro också gör oss sårbara för övervakning och manipulation, samtidigt som våra verkliga valmöjligheter begränsas. Vidare menar Andreas Ekström att denna bekvämlighet vi önskar, och som leder till en automatisering av beslut och en inskränkning i vår valfrihet, inte bara påverkar oss på individnivå. Den påverkar också samhället i stort. Han menar på att förflyttningen av beslut, som sker på bekvämlighetens altare, överlämnar dem åt ägaren av algoritmen eller systemet. Han beskriver hur utvecklingen bidrar till en stärkt marknadsdominans åt ett fåtal antal teknikjättar. Ekström varnar också för hur utvecklingen riskerar att påverka våra kulturella normer, då vi allt oftare prioriterar snabbhet och enkelhet framför reflektion och djupare engagemang, vilket riskerar att underminera vårt kritiska tänkande och vår förmåga att ta välgrundade beslut.
En annan baksida med den enkla tillgången för alla till generativ AI är utvecklingen av skugg-IT i våra organisationer och arbetsplatser. Våra arbetsplatser står i det digitala samhället inför en ständig utmaning att balansera behoven av innovation och effektivitet med krav på säkerhet och efterlevnad. En aspekt av denna utmaning är fenomenet skugg-IT – den oauktoriserade eller okontrollerade användningen av IT-system och lösningar av anställda utan godkännande eller kännedom från chefen, IT-avdelningen eller organisationen. Skugg-IT uppstår ofta när medarbetare söker mer effektiva eller ändamålsenliga sätt att utföra sina arbetsuppgifter, vilket leder dem till att använda externa verktyg eller tjänster som kanske inte är förenliga med organisationens IT-policyer eller säkerhetsstandarder. Det finns både för- och nackdelar med skugg-IT.
Den kan i bästa fall bidra till ökad smidighet och effektivitet inom organisationen. Medarbetare använder sig av skugg-IT-lösningar för att snabbt möta omedelbara behov eller för att experimentera med ny teknik utan att behöva navigera genom formella IT-inköpsprocesser eller automatiska nej i organisationen. Att runda organisationens formella regelverk och system kan alltså resultera i snabbare problemlösning, innovation och anpassning till förändrade omständigheter – faktorer som kan vara avgörande i en allt mer komplex och transformativ arbetsmiljö. Skugg-IT kan också bidra till att medarbetare själva har möjlighet att hantera sina tekniska behov och hitta kreativa lösningar för att förbättra sin produktivitet och arbetsvardag.
Men trots de möjliga fördelar jag beskrivit ovan, så kan användningen av skugg-IT också föra med sig betydande problem och risker för både medarbetare och organisationer. För medarbetare kan det leda till problem med datasäkerhet, integritet och efterlevnad. När medarbetare använder tjänster utan organisationens vetskap kan man av misstag utsätta känslig information för risker eller bryta mot regelverk, något som i värsta fall kan vålla skada. Men det finns också andra problem. Beroendet av oauktoriserade IT-lösningar kan resultera i kompatibilitetsproblem, datasilos och bristande integration med officiella system, vilket i sin tur kan leda till en ökad ineffektivitet i organisationen.
För arbetsgivaren och organisationen innebär skugg-IT också utmaningar vad gäller styrning, riskhantering och resursallokering. En stor förekomst av oauktoriserade IT-system kan skapa en fragmenterad IT-miljö som är svår att övervaka och kontrollera, vilket gör det utmanande för organisationen att säkerställa datasäkerhet, efterlevnad och operativ effektivitet. Det begränsar också insyn i hur verksamhet egentligen går till och bedrivs, vilket leder till ett sämre strategiskt beslutsfattande, eftersom ledningen kanske inte har en fullständig förståelse av tekniklandskapet och dess konsekvenser för verksamheten. Att hantera skugg-IT kan också belasta IT-resurser och budgetar, eftersom organisationen kan behöva investera i retroaktiva integrationsinsatser eller säkerhetsåtgärder för att hantera de risker som oauktoriserade system kan medföra medföra.
Sedan chatGPT och andra generativa AI-tjänster kommit att bli allt mera vardag både hemma och i arbetslivet, så är det inte en särskilt djärv gissning att förekomsten av bekvämlighetsarbete med AI, och förekomsten av skugg-IT, har ökat. Det arbete vi utför, och de resultat vi skapar, kan i bästa fall bli enklare, snabbare och mera kvalitativt. Men motsatsen syns också. Utan goda förutsättningar, riskerar en ökad användning av generativ AI i arbetslivet istället att försämra kvaliteten på arbetet, begränsa medarbetarnas lärande, och öka verksamhetens risktagande. Medvetet, eller omedvetet.
Men det går inte att stoppa tillbaka anden i flaskan. Generativ AI är idag något som finns brett tillgängligt för alla. Det är en utveckling som idag är svår att förhindra och begränsa i de allra flesta verksamheter. För organisationer och för ledningsgrupper måste det därför handla om att anpassa, vidareutveckla och förbättra verksamheten, och tillse att ledning och medarbetare har tillräckligt med kompetens för att göra medvetna och aktiva val i deras digitala arbetsvardag.
Vägen framåt handlar i min bok om att organisationer och dess ledningar behöver ta ansvar för och äga sin utvecklingsresa. De behöver ha kunskap och förmåga att värdera möjligheter och risker med generativ AI i sin verksamhet, och mot bakgrund av det inkludera medarbetare i ett samtal om hur teknikutvecklingen förändrar förutsättningarna för arbetet, både för individen och organisationen. Här är det destruktiva ledarskapet, tystnadskulturen, ängsligheten, beslutsvåndan och räddhågsenheten våra största fiender. För organisationen som ängsligt väljer att sitta i baksätet och avvakta vår samtids utveckling, kommer man inte undan. Tvärtom riskerar man en ökad risk och försämrad förmåga, när bekvämlighetens tyranni och otillbörlig användning av IT kommer att gro och växa, i skuggan, utanför synhåll. Och när väl verksamheten får syn på det, är möjligheterna att styra verksamheten i en mera hållbar riktning sannolikt mycket svårare.
Rådighet är en dygd, också i detta fall. Den som äger, formar och förstår ens digitala utveckling, den kan också forma ens förutsättningar. Vad gör du och din organisation, för att skapa goda förutsättningar för er verksamhet i en tid av generativ AI?
Referenser
Ekström, A. (2021). Bekvämlighetens tyranni: Hur vi förlorar makten över vår tids stora revolution. Volante.
Magnusson, J., Koutsikouri, D., & Päivärinta, T. (2020). Efficiency creep and shadow innovation: enacting ambidextrous it governance in the public sector. European Journal of Information Systems, 29(4), 329-349. https://doi.org/10.1080/0960085x.2020.1740617
Zhang, J., Cao, C., Qiu, H., & Xie, Z. (2021). Impact of organizational inertia on organizational agility: the role of it ambidexterity. Information Technology and Management, 22(1), 53-65. https://doi.org/10.1007/s10799-021-00324-w
@blog Kloka tankar som vanligt, fick en känsla av Palme inledningsvis 😊
Det som slog mig var att det ibland behövs lite skugg-IT, eller anarki, för att det ska bli ändring. Om alla rundar IT-avdelningens regler så tvingas de agera.